หลายคนอาจมองว่าการจัดเก็บเอกสารสามารถทำได้ง่าย ๆ จะจัดเก็บตรงไหนหรือเก็บในตู้แบบใดก็คงไม่ต่างกัน แต่อันที่จริงแล้ว ตู้เอกสารที่สามารถเก็บเอกสารให้เรียบร้อยเพื่อสะดวกต่อการจัดเก็บและหยิบเอกสารใช้งานนั้น ก็ต้องมีสิ่งที่เราต้องคำนึงถึงก่อนการเลือกซื้อเหมือนกัน ซึ่งจะมีอะไรบ้างนั้น ไปดูกันต่อเลยค่ะ
ตู้เอกสารที่นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลายในแทบทุกสำนักงานนั้น คงหนีไม่พ้น ตู้เอกสารเหล็ก เพราะมีจุดเด่นอยู่ที่ความแข็งแรงทนทาน รองรับน้ำหนักได้ดี เหมาะสำหรับจัดเก็บเอกสารจำนวนมากและเอกสารสำคัญ โดยในตู้เอกสารเหล็กบางรุ่น ยังได้ผ่านกระบวนการเคลือบสารกันสนิมและล้างคราบไขมัน ช่วยให้ใช้งานได้อย่างยาวนาน ไม่เป็นสนิมง่าย
นอกจากนี้ ตู้เอกสารเหล็กหลายรุ่นยังมาพร้อมกับระบบล็อกกุญแจ เพื่อป้องกันการโจรกรรม โดยใช้การล็อกเพียงครั้งเดียวก็สามารถล็อกลิ้นชักพร้อมกันได้ทุกชั้น เพื่อรวมเข้ากับโครงสร้างที่แข็งแรงของตู้เอกสารแล้ว จึงช่วยป้องกันเอกสารถูกโจรกรรมได้เป็นอย่างดีเลยค่ะ
ตู้เอกสารไม้ : ดีไซน์สวยงาม ทันสมัย เคลือบปิดผิวกันน้ำ
อีกหนึ่งวัสดุที่เป็นที่นิยมรองมาคือ ไม้ เช่น ไม้เนื้อแข็ง, ไม้อัด (Particle Board) ที่มีราคาย่อมเยากว่า มีดีไซน์ที่สวยงามและทันสมัย สามารถนำไปใช้จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบระเบียบได้จริง ทั้งยังช่วยตกแต่งและสร้างบรรยากาศของออฟฟิศให้ดูมีชีวิตชีวิตชีวายิ่งขึ้นได้
โดยคุณสมบัติเด่นของตู้ไม้ก็คล้ายกับตู้เอกสารเหล็กคือ แข็งแรงทนทาน รองรับน้ำหนักได้มาก แต่อาจน้อยกว่าตู้เอกสารเหล็กสักเล็กน้อย ยิ่งไปกว่านั้น ผู้ผลิตบางเจ้ายังได้นำไม้อัดไปเคลือบเมลามีนเรซิน เพื่อให้ไม้สามารถป้องกันความชื้นและทนทานต่อความร้อนได้ดียิ่งขึ้น แถมยังทำความสะอาดง่าย ช่วยให้คุณสามารถใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้นค่ะ
ตู้เอกสารพลาสติก : น้ำหนักเบา มีหลายสีให้เลือก วางบนโต๊ะได้
สำหรับตู้เอกสารประเภทสุดท้ายที่เราจะแนะนำกันนั้นก็คือ ตู้เอกสารที่ทำจากพลาสติก ซึ่งเหมาะสำหรับคนที่มีพื้นที่ใช้สอยน้อยหรือต้องการใส่เอกสารจำนวนไม่มาก มีข้อดีตรงที่ราคาถูกและน้ำหนักเบา มีสีสันให้เลือกหลากหลาย อีกทั้งยังมีชั้นสำหรับจัดเก็บเอกสารให้เลือกใช้งานมาก ช่วยให้แยกหมวดหมู่ได้ชัดเจน ทั้งยังมีขนาดกะทัดรัด เคลื่อนย้ายง่าย สามารถวางบนโต๊ะทำงานหรือใต้โต๊ะทำงานได้ ในส่วนของข้อเสียก็คือ รองรับน้ำหนักได้น้อยที่สุด เนื่องจากโครงสร้างทำจากพลาสติกและไม่มีระบบล็อกป้องกันเอกสารสูญหายค่ะ
การเลือกตู้เอกสารแบบลิ้นชั้นที่มีจำนวนชั้นมาก จะช่วยให้คุณสามารถจำแนกเอกสารเป็นหมวดหมู่ได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วยการแบ่งเอกสารเก็บใส่ในแต่ละชั้น โดยตู้บางรุ่นอาจมีช่องสำหรับใส่ป้ายกระดาษเพื่อเขียนแยกประเภทเอกสาร ทำให้สะดวกต่อการค้นหา และเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังสามารถใช้คู่กับแฟ้มแขวนและจัดเอกสารเป็นแนวนอนได้ ยิ่งไปกว่านั้น ยังสามารถจัดเก็บอุปกรณ์การทำงานต่าง ๆ ได้อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม การเลือกตู้เอกสารหลายชั้น อาจต้องพิจารณาจากขนาดของพื้นที่ที่จะจัดวางร่วมด้วย หากต้องการวางในพื้นที่แคบหรือบริเวณที่มีพื้นที่จำกัด เราขอแนะนำให้เลือกตู้เอกสารที่แบ่งเป็นชั้นย่อย แต่มีขนาดไม่สูงมาก สามารถวางไว้ด้านบนหรือใต้โต๊ะทำงานเพื่อประหยัดพื้นที่ใช้สอยได้ค่ะ